• Robert Schlesiger

Wie verteile ich neue Kontakte am besten an meine Vertriebsmitarbeiter?

Aktualisiert: 16. Mai 2018



Die Chance, dass ein neuer Kontakt (Lead) zu einem Kunden wird, steigt oder fällt bereits mit der Zuteilung des Leads zu deinem Vertriebsmitarbeiter. Welche Methoden es zur Leadverteilung gibt und welche die erfolgreichsten sind, hat Velocify in einer Studie umfassend analysiert. Die Ergebnisse der Studie will ich euch folgend etwas näherbringen.


Im Ergebnis hat die Studie gezeigt, dass bei einer durch Software unterstützten automatischen Verteilung die Erfolgsquote (Lead wird zum Kunden) um 87 % höher ist als bei einer manuellen Verteilung. Gut, wir sollten nicht vergessen, dass Velocify eben genau auch eine Software anbietet, die eine Automatisierung ermöglicht. Dennoch sind die Ergebnisse der Studie interessant und nachvollziehbar. Schauen wir uns an, warum der amerikanische Softwareanbieter zu diesem Ergebnis kommt.


In vielen Organisationen gibt es natürlich bereits bestehende Methodiken, wie Leads zu den Vertriebsmitarbeitern verteilt werden. Grundsätzlich sind heutzutage zahlreiche Varianten denkbar, wie in der folgenden Tabelle aufgeführt:



Geschwindigkeit ist entscheidend

Velocify hat ermittelt, dass neue Kontakte, die innerhalb von weniger als 5 Minuten angerufen werden, eine fünffach so hohe Conversion-Rate haben als Kontakte, bei denen der Vertriebsmitarbeiter den "Telefonhörer" später zur Hand nimmt. Ein Grund dafür könnte sein, dass mein Lead in dem Moment, wenn ich ihn kontaktiere und mit ihm ein Gespräch beginne, aufhört, nach einer Lösung für sein Problem zu suchen. Zudem ist die Wahrscheinlichkeit den Kontakt überhaupt zu erreichen natürlich deutlich höher, da mein Interessent mutmaßlich gerade an seinem Arbeitsplatz sitzt und recherchiert (relative contact rate).


Shotgun-Methodik führt zu den höchsten Kontaktraten

Nach der Erkenntnis, dass die Geschwindigkeit der Kontaktaufnahme einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg hat, beschäftigte sich die Studie im nächsten Schritt damit, mit welcher Verteilungsmethodik dies am besten möglich ist. Ergebnis: die sogenannte "Shotgun-Verteilung" (den Namen können sich wahrscheinlich auch nur Amerikaner ausdenken). Das heißt, es werden mehrere Vertriebsmitarbeiter gleichzeitig über einen neuen Lead benachrichtigt und nach dem "first come first serve" - Prinzip kontaktiert der schnellste Vertriebsmitarbeiter den Lead. Gegenüber der Push-Methodik (Leads werden automatisch zu einem Mitarbeiter zugeteilt) ist hier die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, dass ein Vertriebsmitarbeiter im Moment der Anfrage auch tatsächlich zur Verfügung steht (in Abhängigkeit von der Teamgröße).


Kombination aus verschiedenen Varianten sinnvoll

Wenn wir uns die Grafik anschauen wird schnell klar, dass die Shotgun-Methodik am effektivsten ist, wenn es darum geht, einen neuen Kontakt in weniger als fünf Minuten zu erreichen. Letztendlich zeigt die Velocify Studie aber auch klar auf, dass eine Kombination aus mindestens zwei verschiedenen Verteilungsmethoden erfolgreicher ist. Gewinner ist die Kombination aus "Push und Shotgun". Die Shotgun-Methodik sichert eine schnelle Kontaktaufnahme und die Push-Methodik sorgt dafür, dass neue Leads möglichst automatisiert an eine Gruppe von passenden Vertriebsmitarbeitern zugeordnet werden. Betrachten wir also ein internationales Sales-Team, wird eine neue Anfrage aus Deutschland automatisiert allen Vertriebsmitarbeitern zugeteilt, die für den deutschen Markt zuständig sind (Push) und der schnellste Mitarbeiter kontaktiert den Lead (Shotgun). Natürlich kann ich neben dem Land auch weitere Kriterien wie Branche oder Unternehmensgröße heranziehen und den Lead entsprechend an eine Gruppe passender Sales-Mitarbeiter verteilen.


Gehen wir noch einen Schritt weiter: natürlich ist auch eine Kombination aus allen genannten Lead-Verteilungsmethoden denkbar. Ein neuer Kontakt, der seine Anforderungen schon sehr konkret kennt, kann mit der Push-Methodik zu einem Spezialisten zugeordnet werden. Im Gegensatz dazu greift die Pull-Methodik bei Leads, die noch sehr unkonkret in der Sache sind und von einem Vertriebsmitarbeiter mit Kapazitäten einfach aus einer Liste gewählt und kontaktiert werden. Zusätzlich wird es immer Anfragen geben, die nicht in ein bestimmtes Schema passen und manuell von einem Manager oder Teamlead verteilt werden müssen. Last but not least ist die Shotgun-Methodik ideal für neue Kontakte, die beispielsweise aufgrund einer Outbound-Kampagne generiert wurden und eine schnellere Reaktion erfordern. Folgende Abbildung stellt dies noch einmal dar.


Vier Learnings

  • Durchschnittlich erzielen Unternehmen, die auf eine automatische Leadverteilung setzen, eine höhere Conversions-Rate als bei einer manuellen Verteilung.

  • Einen neuen Kontakt innerhalb von fünf Minuten anzurufen führt zu einer deutlich höheren Kontaktrate und somit zu einer deutlich höheren Conversions-Rate.

  • Die "Shotgun Methodik" (first comes first serves) führt zu einer deutlich höheren Chance, dass Leads innerhalb von fünf Minuten kontaktiert werden können.

  • Insgesamt erzielen Unternehmen die besten Ergebnisse (Lead wird zum Kunden) mit einer Kombination der verschiedenen Methodiken entsprechend dem Anwendungsfall (auf welchem Weg hat mich der Lead erreicht?). Eine Kombination aus "Push" und "Shotgun" übertrifft dabei alle anderen Kombinationen.

Die Studie zum Nachlesen im Detail findet ihr hier.


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